Identiteit controleren: jouw verplichtingen als werkgever
Als werkgever ben je verplicht de identiteit van je werknemers te controleren voordat de werknemer in dienst komt. Dit geldt voor iedereen die voor je wil werken, dus ook voor buitenlandse arbeidskrachten, zelfstandigen, uitzendkrachten en arbeidskrachten die vanuit een ander bedrijf bij je werken. Dit is wat je als werkgever moet weten over deze identificatieplicht.
Bij indiensttreding van een nieuwe werknemer moet je naar een geldig identiteitsbewijs vragen. Geldige identiteitsbewijzen zijn:
- Nederlands paspoort of identiteitsbewijs
- Nederlands verblijfsdocument
- Nederlands vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort
- Buitenlands paspoort of nationaal identiteitsbewijs
Een verlopen paspoort, identiteitsbewijs of vreemdelingendocument is geen geldig identiteitsbewijs. Daarnaast moet het identiteitsbewijs een origineel document zijn. Een kopie is niet geldig om de identiteit van een werknemer vast te stellen. De Europese Raad van de Europese Unie heeft een onlineregister van authentieke reis- en identiteitsdocumenten van veel verschillende landen. Aan de hand van dit register kun je controleren of de werknemer een geldig paspoort of identiteitsbewijs heeft.
Let op: een verblijfsvergunning van buiten Nederland is geen geldig document in Nederland om de identiteit van een werknemer vast te stellen.
Controle op de identiteit
Nadat is vastgesteld dat het gaat om een geldig paspoort, identiteitsbewijs of verblijfsdocument, moet de identiteit van de werknemer gecontroleerd worden. Als werkgever moet je controleren of de persoon die voor je staat overeenkomt met de foto in het identiteitsdocument. Daarnaast is het heel belangrijk om te kijken naar de nationaliteit van de persoon die bij je komt werken. Personen van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland moeten namelijk een bewijs laten zien dat zij in Nederland mogen werken.
Controleer of de werknemer gerechtigd is om voor je te werken
Personen met een Nederlandse nationaliteit of mensen die komen uit de EER en Zwitserland, mogen zonder verdere vergunning voor je werken.
Voor personen van buiten de EER met een Nederlands verblijfsdocument staat op de achterkant van dit document vermeld of hij voor je mag werken. Als dit niet op de achterkant staat, mag die persoon niet in Nederland werken. Soms zijn er voorwaarden verbonden aan het werken in Nederland. Zo kan het bijvoorbeeld vereist zijn om een tewerkstellingsvergunning aan te vragen.
Voor personen van buiten de EER zonder een Nederlands verblijfsdocument geldt in de meeste gevallen dat zij niet in Nederland mogen werken. Er zijn hier en daar uitzonderingen, zoals grensoverschrijdende dienstverlening of bijvoorbeeld Oekraïense vluchtelingen. Bij twijfel adviseren we altijd contact op te nemen met de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND).
Let op: in tegenstelling tot wat velen denken, impliceert het hebben van een BSN niet dat de arbeidskracht gerechtigd is om in Nederland te werken. Om te kunnen werken is er een geldige werkvergunning vereist.
Kopie van het identiteitsbewijs bewaren
Op basis van wet- en regelgeving ben je als werkgever verplicht om een elektronische of papieren kopie te bewaren van het identiteitsbewijs van mensen die in dienst komen én van mensen van buiten de EER en Zwitserland die niet bij jou in dienst zijn (denk hierbij aan uitzendkrachten en zelfstandigen).
Doorgeleiden naar de inlener
Op grond van artikel 15 van de Wet arbeid vreemdelingen (Wav) moet de uitzendonderneming een kopie van het geldige identiteitsbewijs en eventueel de tewerkstellingsvergunning (indien vereist) delen met de opdrachtgever voorafgaand aan de terbeschikkingstelling. De opdrachtgever moet bij een eventuele controle van de Arbeidsinspectie aan kunnen tonen dat de vreemdeling rechtsgeldig aan het werk is. Dit betekent ook dat als een verblijfsdocument of werkvergunning wordt verlengd, deze verlenging eveneens gedeeld moet worden met de inlener.
Ook voor Oekraïense uitzendkrachten geldt dat een kopie van het geldige identiteitsbewijs wordt gedeeld met de opdrachtgever. Ook Oekraïne valt buiten de EER.
Bekijk een stappenplan voor de identificatie- en verificatieplicht, op de website van de Nederlandse Arbeidsinspectie.
Experts op dit onderwerp
