Een eigen uitzendbureau starten: zo doe je dat
Je hebt de beslissing genomen en gaat een uitzendbureau beginnen. Een goede voorbereiding is dan het halve werk. De uitzendbranche is een complexe sector en als uitzendondernemer dien je met veel zaken rekening te houden.
Een eigen uitzendbureau beginnen
Dit artikel is een handige gids als je je eigen uitzendbureau start. Voor we daartoe overgaan, vertellen we je eerst wat meer over de uitzendmarkt.
De uitzendmarkt
Elke maand starten er nieuwe uitzendbureaus. Veel ondernemers zien kansen in deze branche. Dat is mooi, want dat betekent dat ook jij goede kans maakt succesvol te zijn. Daarnaast betekent het ook dat je te maken krijgt met concurrentie en uitdagingen.
Marktontwikkelingen en de conjunctuur
De arbeidsmarkt is erg afhankelijk van de economische wind die er op dat moment waait. Of we te maken hebben met een crisis of met economische groei is terug te zien in de cijfers over de werkgelegenheid.
Ook de uitzendbranche is niet ongevoelig voor bredere economische ontwikkelingen. Sterker, je zou de uitzendbranche kunnen beschouwen als een indicator van de economische tijd.
Zodra bedrijven in crisistijd weer personeel inhuren, doen zij dat vaak op flexibele basis. Het is een signaal dat het economische tij ten goede keert. Er is weer ruimte voor groei. De situatie is nog precair en het aanbod aan werkenden dikwijls groot. Op deze manier kunnen zij stappen zetten en profiteren van de aantrekkende economie.
Als economische groei doorzet, neemt het aantal vacatures per beschikbare werkzoekende af. Dan zie je dat bedrijven mensen een vaste dienstbetrekking bieden. Personeel wordt schaars. Zo zie je in het kort hoe de uitzendbranche de golven van de conjunctuur volgt. Als uitzendondernemer kun je hier je voordeel mee doen.
Kwaliteit leveren
In een sector waarin duizenden bedrijven opereren, is het zaak op te vallen. Dat doe je door je eigen onderscheidende propositie uit te werken. Daarnaast kun je dat doen door op te vallen in kwaliteit.
Inleners willen inhuren met zekerheid. Ze willen de garantie hebben dat ze kwalitatief hoogstaand flexibel personeel geleverd krijgen tegen een juist tarief. Bovenal willen ze gevrijwaard zijn van risico’s.
Een uitzendonderneming die zijn zaakjes op orde heeft, kan hierin voorzien. Een van de beste manieren om te tonen dat je kwaliteit levert? Verkrijg het keurmerk van een branchevereniging.
Uitzendbureaus met het NBBU-keurmerk bewijzen dat zij voldoen aan de hoogste kwaliteitseisen. Zij tonen hun klanten dat zij de juiste keuze zijn:
- Het NBBU-lidmaatschap is een waarborg voor kwaliteit en betrouwbaarheid;
- Een bij de NBBU aangesloten uitzendonderneming voldoet aan de hoogste kwaliteitseisen;
- NBBU-leden helpen inleners op een eerlijke, gezonde en veilige manier aan de juiste personeelsbezetting.
Een NBBU-keurmerk is voor je klanten dé garantie dat jij een vakkundige en betrouwbare flexonderneming bent.
Direct NBBU-lid worden?
De NBBU is dé brancheorganisatie van professionele intermediairs op de arbeidsmarkt.
Starten als ondernemer in de flexbranche, dit moet je weten
Het starten van een eigen uitzendonderneming verschilt in wezen niet met het starten van een andere onderneming. Bedenk een naam en schrijf je in bij de KvK. Open een zakelijke bankrekening, vraag een btw-nummer aan, zorg voor de juiste verzekeringen en je kunt van start.
Uiteraard komt er in de praktijk meer kijken bij het starten van een succesvolle uitzendonderneming. Hieronder leggen we uit aan welke zaken je onder andere moet denken.
We geven we tips en tricks om direct goed van start te gaan. Mocht je daarna nog met vragen rondlopen, dan kun je altijd contact met ons opnemen. We helpen je met veel plezier verder!
Vragen?
Heb je toch nog vragen over het starten van een uitzendbureau?
Relevante wetgeving
Er zijn meerdere wetten van toepassing op de uitzendbranche. Het is belangrijk van deze wetten op de hoogte te zijn als je een uitzendbureau start. Het gaat onder andere om de volgende wetten:
- Wet Allocatie Arbeidskrachten Door Intermediairs (Waadi)
- Wet minimumloon
- Wet aanpak schijnconstructies
- Wet Arbeidsmarkt in Balans
- Wet op de identificatieplicht
- Wet tegemoetkomingen loondomein
- Uitzendrichtlijn
Welke certificeringen moet je hebben als uitzendbureau?
Je hebt voor het beginnen van een uitzendbureau geen vergunning nodig. Om je klanten te laten zien dat je kwaliteit levert, kun je de certificeringen en keurmerken aanvragen. Om deze certificeringen te krijgen, dien je te voldoen aan bepaalde kwaliteitseisen.
- NEN 4400-1: stelt eisen aan onder meer personeels- en salarisadministratie;
- NEN 4400-2: stelt eisen aan in het buitenland gevestigde bedrijven die personeel uitlenen;
- VCU: staat Veiligheid en Gezondheid Checklist Uitzendkrachten. Het toont dat jouw organisatie veilig en gezond werken belangrijk vindt;
- KIWA: instantie die in specifieke branches certificeert. Verplicht als je in specifieke branches personeel bemiddelt, zoals in het beroepsgoederenvervoer;
- G-rekening: geen certificering, maar wel belangrijk teken van betrouwbaarheid. De g-rekening is een geblokkeerde rekening om loonheffingen en btw af te dragen;
- WKA-verklaring: een verklaring waarmee je aantoont dat je als uitzendbureau loonheffingen en btw hebt betaald.
Uitzendbureau inschrijven bij de KvK
Wanneer je arbeidskrachten ter beschikking stelt, dien je dit van de Wet Allocatie Arbeidskrachten Door Intermediairs (Waadi) te vermelden in het KvK-handelsregister. Drie aspecten zijn hierbij van belang:
- Een onderneming stelt arbeidskrachten ter beschikking aan een andere onderneming.
- Deze onderneming krijgt hiervoor een vergoeding van de andere onderneming.
- De ter beschikking gestelde arbeidskracht werkt onder toezicht en leiding van de onderneming aan wie hij of zij ter beschikking is gesteld.
Onder welke sectorindeling valt je uitzendbureau?
Sinds 2020 vallen alle uitzendondernemingen standaard onder sector 52. De Whk-premie voor deze sector is over het algemeen hoger dan voor andere sectoren. Indeling in sector 52 geldt voor alle werkgevers van wie meer dan 50% van het premieloon wordt toegerekend aan het ter beschikking stellen van personeel. Waar alleen gewerkt wordt met payrollmedewerkers geldt deze bepaling niet.
Is een SNA-certificaat verplicht?
Om je klanten te tonen dat je kwaliteit levert, kun je het SNA-keurmerk aanvragen. Het SNA-keurmerk is een in de branche breed gedragen kwaliteitsstandaard en is daarmee dé norm van de Stichting Normering Arbeid (SNA) voor de uitzendbranche.
Het SNA-keurmerk is ontwikkeld om risico’s voor inleners te beperken. Zij zijn onder voorwaarden gevrijwaard van de inlenersaansprakelijkheid. Het SNA-keurmerk is gebaseerd op de nationale normen NEN 4400-1 en NEN 4400-2.
In het keurmerk zijn financiële en administratieve criteria vastgelegd waaraan een bonafide uitzendbureau moet voldoen. Het is niet verplicht een SNA-keurmerk te hebben. Wel eisen cao’s dat werkgevers alleen personeel mogen inlenen bij ondernemingen die het SNA-keurmerk hebben.
Wil je lid worden van de NBBU? Dan is het SNA-keurmerk een vereiste.
De voordelen van het lidmaatschap van branchevereniging NBBU
Wanneer je een uitzendbureau start, komt ook de keuze om de hoek kijken om lid te worden van een branchevereniging, zoals de NBBU. Lidmaatschap van een branchevereniging is niet verplicht, maar biedt vaak wel meerdere voordelen.
De NBBU helpt uitzendbureaus bij het beheren van hun bedrijven. Vooral de Servicedesk wordt door leden beschouwd als een grote meerwaarde. Leden kunnen hier terecht met al hun juridische vragen. Denk aan de NBBU-cao, wet- en regelgeving en arbeidsrechtelijke onderwerpen.
Uitzendbedrijven die het NBBU-keurmerk dragen, tonen hun klanten dat zij betrouwbare en professionele ondernemingen zijn die zich houden aan bestaande wet- en regelgeving. Daarmee bieden NBBU-leden hun opdrachtgevers kwaliteit en zekerheid.
De NBBU behartigt daarnaast de belangen van zijn leden. Zij blijven op de hoogte van actuele ontwikkelingen en krijgen inkoopvoordelen. Bijvoorbeeld op producten en diensten, zoals verzekeringen, kantoorartikelen en trainingen.
Informatie NBBU-lidmaatschap
Zeker als startende ondernemer in de uitzendbranche komt er veel op je af. Het is een complexe sector, die continu verandert. Je dient op de hoogte te zijn van regels, eisen en complexe juridische en financiële zaken.
De NBBU staat ondernemers in de flexbranche bij. De NBBU is een branchevereniging die zich specifiek richt op mkb-ondernemingen. Meer dan 1300 flexondernemingen zijn al lid en profiteren daarmee van tal van voordelen.
Direct lid worden van de NBBU?
Enthousiast geworden? Meld u snel aan!
Welke cao moet je toepassen voor je uitzendkrachten?
De uitzendbranche kent twee uitzend-cao’s. Sinds eind 2019 bevatten beide cao’s dezelfde tekst. Een van de twee is de NBBU-cao.
Je lidmaatschap van een branchevereniging bepaalt welke cao je dient toe te passen voor je uitzendkrachten. Als je lid bent van de NBBU geldt voor jou de NBBU-cao. Ben je geen lid van een branchevereniging? Ook dan dien je de uitzend-cao toe te passen, tenzij er een AVV-loze periode is.
Download de NBBU-cao voor uitzendkrachten
Welke cao moet je toepassen voor je vaste medewerkers?
Meer informatie volgt.
Welk pensioenfonds geldt er voor uitzendbureaus?
Uitzendondernemingen in Nederland zijn verplicht zich aan te sluiten bij de Stichting Pensioenfonds voor Personeelsdiensten (StiPP). Alle uitzendkrachten vallen onder de regeling van StiPP.
De pensioenregeling bestaat uit twee regelingen, de Basisregeling en de Plusregeling. Onder de Basisregeling is het werkgeversdeel van de pensioenpremie 2,6% van het pensioengevend salaris.
Onder de Plusregeling betaalt de werknemer mee. Het werkgeversdeel is twee derde (8%) en het werknemersdeel een derde (4%) van de pensioenpremie. Een uitzendkracht blijft maximaal 52 weken in de Basisregeling.
Welk sociaal fonds moet je gebruiken als uitzendbureau?
Als uitzendonderneming heb je twee verplichtingen: de afdracht aan het Sociaal Fonds Uitzendbranche (SFU) en de bestedingsverplichting voor duurzame inzetbaarheid (DI-bestedingsverplichting). Voorheen was dit de scholingsbestedingsverplichting.
Het SFU heeft als doel projecten te financieren in het kader van opleidingen, arbeidsomstandigheden in de branche en naleving van de Cao voor Uitzendkrachten. Hiertoe zijn twee stichtingen opgericht: Stichting Doorzaam en Stichting Naleving Cao Uitzendkrachten (SNCU). De premie voor het SFU bedraagt in 2022 0,075% van de loonsom.
Bestedingsverplichting voor duurzame inzetbaarheid
De DI-bestedingsverplichting is vastgelegd in de Cao voor Uitzendkrachten. Uitzendondernemingen betalen mee aan de duurzame inzetbaarheid van uitzendkrachten. In fase 1 en 2 gaat het om 1,02% van het brutoloon.
Hoe start je een uitzendbureau?
11-stappenplan voor het starten van jouw uitzendbureau
Voor het starten van een uitzendbureau is niet veel nodig. Stap naar de Kamer van Koophandel (KvK), schrijf je in en that’s basically it. Je kunt van start. Om een súccesvol uitzendbureau te beginnen, is wel wat meer nodig. Naast alle informatie hierboven helpt het onderstaande stappenplan je praktisch op weg.
Nog voor je gaat nadenken over een goede bedrijfsnaam of zelfs maar overweegt naar de KvK te gaan, vraag je eerst het volgende af. Waarom wil je eigenlijk een uitzendbureau beginnen?
Welke drijfveren heb je? En, veel belangrijker nog, waarin ga je je onderscheiden? Nederland telt duizenden uitzendbureaus. Hoe zorg jij dat je opvalt, dat je de juiste uitzendkrachten vindt, dat je aan klanten komt?
Het antwoord op deze vragen is essentieel voor een goede start. Ga dus bij jezelf na: waar ligt mijn onderscheidende vermogen? Ga je misschien aan de slag in een specifieke sector? Bemiddel je in een schaarse expertise?
Opereer je misschien in een regio of op een locatie met weinig concurrentie? Kun je je onderscheiden op kwaliteit, op snelheid, op gebruiksgemak?
Hoe beter je je niche vaststelt, hoe beter je je in de markt kunt profileren. Heb je je niche vastgesteld? Dan volgt stap 2.
Laten we eerlijk zijn. In onze branche is een goede originele naam bedenken geen eenvoudige opgave. Hoeveel bedrijven bestaan er immers niet met een van de woorden flex, talent, services, uitzendbureau, people of een van de vele variaties in de naam?
Soms heb je de naam van je bedrijf al bedacht. Maar soms is het best lastig om een goede naam te bedenken. De volgende stappen voor het bedenken van een goede bedrijfsnaam kunnen je hierbij helpen:
- Gebruik de checklist van Lexicon
- Schakel kennissen of collega’s in
- Plan een brainstormsessie
- Leg een shortlist aan
- Check of je naam aan de regels voldoet
- Controleer de beschikbaarheid van je bedrijfsnaam
Als je arbeidskrachten ter beschikking stelt, moet je dat van de wet Waadi vermelden in het Handelsregister. Oftewel, dat moet je doorgeven aan de KvK. Dat kan door dit op het inschrijfformulier van de KvK aan te geven. Na je inschrijving krijg je een KvK-nummer en een btw-nummer van de Belastingdienst.
Om aan te tonen dat je voldoet aan de wettelijke normen voor arbeidsbemiddeling heb je een keurmerk nodig van de SNA, de Stichting Normering Arbeid. Het keurmerk is niet verplicht, maar er wordt in de uitzendbranche wel veel naar gevraagd.
Wil je lid worden van de NBBU? Dan is een SNA-keurmerk verplicht. Je vraagt het keurmerk aan via de website van de SNA.
Uitzendorganisaties zijn verplicht om zich aan te sluiten bij het pensioenfonds StiPP. StiPP staat voor Stichting Pensioenfonds voor Personeelsdiensten. Uitzendwerknemers bouwen bij StiPP pensioen op. Door de gegevens van je uitzendkrachten naar StiPP te sturen, kunnen de juiste pensioenpremies worden afgedragen. In de bouw ben je verplicht je aan te sluiten bij het pensioenfonds van de bouw bpfBouw.
Niet verplicht, maar wel handig, is om je aan te sluiten bij een branchevereniging, zoals de NBBU. Door aangesloten te zijn bij een branchevereniging bied je inleners zekerheid en kwaliteit en heb je hulp bij juridische vraagstukken.
Een g-rekening is een geblokkeerde bankrekening om loonheffingen en btw te betalen aan de Belastingdienst of betalingen te doen aan een onderaannemer. Deze rekening kun je dus niet voor elke willekeurige transactie gebruiken.
Dit biedt inlenende partijen zekerheid dat zij niet aansprakelijk worden gesteld voor bijvoorbeeld loonheffingen. Zij storten verschuldigde loonheffingen of btw namelijk op de g-rekening. Je biedt je opdrachtgevers hiermee dus een waarborg.
Een g-rekening sluit je af via een overeenkomst met de Belastingdienst. Dit regel je via de belastingtelefoon of via de website van de Belastingdienst.
De Wet DBA, de Wet Arbeidsmarkt in Balans, nieuwe SER-akkoorden, cao-onderhandelingen. Als het gaat om de arbeidsmarkt duizelt het je al snel van de verschillende en opeenvolgende vormen van wet- en regelgeving. Toch is het als uitzendbureau belangrijk op de hoogte te zijn van de jongste wet- en regelgeving.
Wanneer je niet aan de regels voldoet, kan dit leiden tot hoge boetes. Volg veranderingen in wet- en regelgeving dus nauwlettend. De NBBU houdt zijn leden op de hoogte via zijn website, via mailings en op bijeenkomsten. Je aanmelden voor de nieuwsbrief is een eerste stap.
Ondernemers lopen diverse risico’s. Denk aan ziekte van uitzendkrachten of aansprakelijkheid bij ongevallen. Dit soort risico’s kun je afdekken met verzekeringen.
Bedenk van tevoren goed welke risico’s je niet wilt of kunt dragen. Sluit hiervoor de juiste verzekeringen af. Leden van de NBBU profiteren van voordeel bij het afsluiten van verzekeringen. Kijk hier voor meer informatie over verzekeringen via de NBBU.
We noemden al het voordeel van het afsluiten van een g-rekening. Maar dat is maar één aspect van de administratie. Met name de loon- en personeelsadministratie vraagt veel tijd. Denk aan contractbeheer, facturatie, de salarisadministratie, noem maar op.
Vraag jezelf voor je start af of je dit zelf wilt doen of dat je dit uitbesteedt. Wil jij je vooral richten op bijvoorbeeld acquisitie en klantcontact? Dan is het waarschijnlijk een betere optie je administratie uit te besteden.
De eerste verstandige stap is sowieso het inhuren van een goede boekhouder. Deze regelt je belastingaangifte en doet of controleert je administratie. Je kunt er ook voor kiezen je hele backoffice uit te besteden.
In het verlengde van het vorige punt ligt de keuze voor goede uitzend- of recruitmentsoftware. Deze software maakt je leven als uitzendondernemer een stuk makkelijker. Veel uitzendbureaus werken met software die allerlei complexe of tijdrovende taken voor je uit handen nemen, zoals de salarisadministratie, facturatie, planning en urenregistratie.
Als je de NBBU-cao hanteert, is het een belangrijke voorwaarde dat de software deze correct hanteert en met succes cao-controles doorloopt. Op de website van de NBBU vind je diverse leveranciers van uitzendsoftware. Kijk bij je keuze welke functionaliteiten de software biedt en of deze relevant zijn voor je dienstverlening. Kijk ook altijd hoe de functionaliteiten zijn vormgegeven. Dit verschilt per leverancier. En bereken zelf ook de output om te controleren of de uitkomst juist is. Je blijft hier als uitzendbureau immers verantwoordelijk voor.
Checklist ondernemen in flex
Bij het starten van een uitzendonderneming komt veel kijken, zoals we hierboven hebben gezien. De NBBU heeft hiertoe een handige checklist gemaakt.
Verzekeringen en eigenrisicodragen
Als eigenaar van een uitzendbureau loop je risico’s. Deze risico’s kun je afdekken met verzekeringen. We raden je aan goede voorlichting en advies in te winnen over verzekeringen. Kies daarbij voor een partij die zelf geen belang heeft bij het afsluiten van je polis.
Hieronder sommen we de meest voorkomende verzekeringen voor uitzendondernemingen op. De lijst komt uit het handboek Ondernemen in Flex.
- Ziekteverzuimverzekering;
- Eigen risico WGA Vast;
- Aanvulling ZW uitzendkrachten (vangnet);
- Zorgverzekering;
- Zorgverzekering arbeidsmigranten;
- Kredietverzekering;
- Aansprakelijkheid werkgevers algemeen;
- Aansprakelijkheid werkgevers verkeersdeelname;
- Ongevallenverzekering.
Uiteraard zijn er nog andere verzekeringen die relevant kunnen zijn. Denk aan verzekeringen voor rechtsbijstand of bedrijfs- of beroepsaansprakelijkheid.
Systemen en ICT
Een uitzendonderneming runnen, kan complex zijn. Sommige zaken, zoals loonadministratie, kun je het beste automatiseren. Maar de markt voor uitzendsoftware is breed en er zijn veel softwarepakketten, die onderling vaak sterk verschillen.
Stel voor je een softwarepakket afneemt vast voor welke onderdelen van je bedrijfsvoering je een software-oplossing wilt en welke pakketten daarbij passen. Hierbij kun je onderscheid maken in frontoffice, midoffice en backoffice.
Frontoffice
De frontoffice is de plek waar werving, registratie, matching en plaatsing van kandidaten en uitzendkrachten plaatsvindt.
Midoffice
In de midoffice wordt de urenregistratie en eventuele correcties daarop verwerkt.
Backoffice
In de backoffice vinden facturatie en verloning plaats. Hier zit doorgaans ook een koppeling met je overige financiële administratie.
Voor leden van de NBBU is het zeer belangrijk dat de NBBU-cao juist wordt toegepast om cao-controles met succes te doorlopen. Meerdere softwarepakketten bieden hiervoor ondersteuning. Een overzicht van deze softwarepakketten voor de uitzendbranche vind je hier.
Website en app
Met alleen een softwarepakket ben je nog niet klaar wat betreft de digitalisering van je uitzendonderneming. Uiteraard beschik je ook over een website en daarnaast mogelijk een webportal en app. Daarin kunnen uitzendkrachten hun uren bijhouden en klanten bijvoorbeeld hun facturatie inzien. Steeds vaker zie je dat uitzendbureaus helemaal online gaan.
Personeel en organisatie
Als uitzendbureau help je uitzendkrachten aan werk, maar daarnaast heb je ook vaste medewerkers. Deze medewerkers bemannen het frontoffice en het backoffice en onderhouden het contact met uitzendkrachten en klanten.
Het frontoffice-werk gebeurt vaak op een vestiging, waar een vestigingsmanager, intercedenten en een assistent rondlopen. De backoffice-werkzaamheden vinden doorgaans plaats op het hoofdkantoor. Soms worden deze werkzaamheden zelfs volledig uitbesteed.
Kwaliteit van personeel
Professioneel personeel heeft kennis van complexe regelgeving en beschikt over een aantal specifieke vaardigheden. De professionaliteit van je personeel waarborg je met het SEU-examen. SEU staat voor Stichting Examens Uitzendbranche.
De NBBU adviseert zijn leden om hun intercedenten binnen een jaar het SEU-examen te laten behalen. De opleiding die voorbereidt op het examen kan op meerdere plekken worden gevolgd.
Naast het SEU-examen zijn er tal van andere opleidingen en trainingen om de kwaliteit van je personeel te borgen en te ontwikkelen. De NBBU biedt zijn leden ledenvoordeel op het gebied van trainingen.
Marketing en arbeidsmarktcommunicatie
Als uitzendbureau richt je je in het algemeen op twee doelgroepen: (potentiële) uitzendkrachten en inleners. Om hen te informeren over jouw bedrijf maak je doorgaans gebruik van verschillende kanalen.
Je website en app, sociale media en vacaturesites zijn de minimale middelen die je inzet. Daarnaast kun je adverteren of met e-mailmarketing je bereik vergroten en nieuwe kandidaten en klanten vinden. Mogelijk ga je PR of contentmarketing bedrijven.
Vacatures verspreid je via je eigen kanalen, maar ook via vacaturesites. Veelgebruikte sites zijn Indeed, Monsterboard en Nationale Vacaturebank. Houd daarnaast ook rekening met Google for Jobs.
Nog meer weten over het NBBU-lidmaatschap?
Bekijk de lidmaatschapseisen, de hoogte van de contributie en alle voordelen van de NBBU.