Aanbestedingen in tijden van corona? 4 praktische tips

Belangrijke nieuwe opdrachten moeten nu worden gewonnen worden vanuit de huiskamer. Aanbestedingen blijven doorgaan. Precies nu u andere dingen aan het hoofd heeft en terwijl als gevolg van de maatregelen wegens het coronavirus half Nederland thuis werkt. Misschien wel de grootste nachtmerrie voor iedere ondernemer of commercieel manager.

Aanbestedingen in tijden van corona? 4 praktische tips

Samenwerken met de overheid kan een goede manier zijn om in de tweede helft van 2020 weer ‘back in business’ te komen. Cinfield ondersteunt u als NBBU lid met een aantal praktische tips.

Hoe zorgt u voor een goede kick-off van de aanbesteding op afstand? En hoe organiseert u praktische zaken zoals het bewaken van voortgang? Wat zijn de mogelijkheden voor uitstel binnen de kaders van het aanbestedingsecht. En wat is het beleid van de overheid hoe om te gaan met interviews en presentaties en impact van de situatie op de aangeboden oplossing? U leest er hieronder meer over:

#1 Durf te vragen

Mocht u het gemist hebben. Onder andere Pianoo adviseert aanbesteders de deadlines ruimhartig te verlengen. Daarnaast hebben diverse aanbestedende diensten al aangekondigd flexibel te zijn met deadlines en maatregelen te treffen.

Komt u in de knel met deadlines voor inschrijving of nota van inlichtingen? Neem contact op met de aanbestedende dienst en durft te vragen! Deel uw zorgen en knelpunten aangaande lopende, of verwachte aanbesteding en geef aan wat u nodig heeft.

Tips nodig bij een aankomende, lopende of net afgeronde aanbesteding? Neem contact met ons op via 088 234 76 00 of via info@cinfield.nl.

#2 Werk thuis, maar werk niet alleen

Blijven deadlines gehandhaafd? Laat u niet verleiden om niet als team ‘te starten’ zonder strategie en plan. Blijf collega’s opzoeken voor de kick-off, brainstorm en reviewsessies met video conference calls.

Zo kunt u met gebruik van schermdelen in Skype, Teams of Google Hang-out prima een kick-off en reviewsessie organiseren. En zijn er diverse mogelijkheden om een digitale brainstorm vorm te geven. Dat kan via websites als: Stormboard, Mural en, Canvanizer.

Tip: In Mural transformeert u uw standaard brainstorm canvassen naar digitale versies. Uiteraard kan dit ook met Google Drive of Sharepoint.

#3 Grijp de kans: go agile

Nu is uw kans om Agile toe te passen in je dagelijks werk. Begin eenvoudig en plan daily stand-ups die helpen de voortgang van de tender bewaken. Rapporteer de voortgang van de activiteiten in sessies van 15 minuten met een videoconference. Dit zorgt voor hogere betrokkenheid van deelnemers en effectiviteit van de meeting.

“We zien dat organisaties deze situatie gebruiken om meer Agile te werken. Bijvoorbeeld door meer frequente stand-ups met het team. Wij doen zelf bij de start en einde van de dag een remote stand-up. Een efficiënte en effectieve manier om voortgang te bespreken.” aldus Gidion Peters van Organize Agile.

Maak voorgang in het team zichtbaar op een remote tenderbord. Er zijn talloze handige tools beschikbaar. Onze favorieten: Trello, KanBan Tool of Scrumwise.

Nog een belangrijke tip: “Selecteer de tooling zorgvuldig, maak afspraken over het gebruik en werk gedisciplineerd samen. Met aan strategie en aanpak voorkom je dat het een rommel.” Op deze manier bent u volledig up-to-date over de voortgang van alle activiteiten en heeft u volledige aandacht voor de winnende inschrijving.

#4 Documenten, handtekeningen en referenties nodig? Reken op extra vertraging

Reken in deze situatie op extra vertraging in het opvragen van documenten vanuit Overheid, verzekeraars, Kamer van Koophandel of bank. Plaats aanvragen zo spoedig mogelijk en meld de urgentie! Ook zij hebben te maken met de impact de Corona maatregelen. Het opvragen van documenten kan daarom (nog) langer duren dan u gewend bent.

Heb je behoefte aan extra scherpte van een adviseur of tenderprofessional die ondersteunt bij het schrijven? Ook op afstand staat Cinfield voor de NBBU leden klaar met de beste adviseurs en tenderprofessionals. We blijven helpen je bij het winnen en behouden van belangrijke contracten, zeker nu.